联合国《采购指南》修订版6.1-第十二章《物流》

联合国《采购指南》修订版6.1-第十二章《物流》 

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物流是为了符合客户要求而从起点到消费点对货物和相关信息的高效、高成本效益的流动和存储进行规划、实施和控制的过程。在本章，重点关注与采购流程关系最为密切的物流方面。

12.1 概况

12.1.1 物流规划流程

有效的物流规划考虑各采购流程不同步骤中的活动。这是确保采购流程效率并最大限度减少成本和延误增加风险的关键因素之一。合理及时的物流规划有助于将相关环境损害降至最低。

物流规划开始于采购流程的需求评估阶段，考虑申购人和最终用户的预期结果，并确定确保活动圆满完成所需的措施。关键要求是提出请求的业务部门和采购官员之间的密切协作和有效沟通。

在采购流程的各个阶段，应考虑以下物流规划流程步骤：

1. 了解所需产品的工作环境，并尽可能协助制定适合当地条件的运输、交付规范等；

2. 确定需求的迫切性。迫切性可决定采购的地点以及运输方式；

3. 确定采购的类型、运输方式、任何可能的运输要求（例如：不间断冷链）、可用交付周期以及采购活动的金融资源。

4. 使用不同的运输方式以及不同的物流通道会产生不同的成本，但也会影响交付周期和运输的环境影响。海运和/或陆运路线的成本可能较低，但可能会导致某些困难和延误，例如在前往最终目的地的途中，经过不同港口和国家的货物清关问题。替代的航空线路可能会造成更大的负面环境影响，成本也更高，但可大大缩短运输事件。在确定如何以及在哪里采购所需产品时，必须考虑供应链的总交付时间和成本，以便以及时且高成本效益的方式满足最终用户的需求；

5. 考虑不同物流模式的可持续性影响。采购计为考虑运费最小化或运费规避策略提供了机会：距离规避、速度规避、产品重量减轻、产品体积减小、包装重量和体积缩减。还应在早期阶段考虑多式联运和运输方式转换，并与其他联合国机构合作，最大限度地提高运输效率；

6. 除了符合技术标准之外，根据总交付成本和交付周期，通过评估报价，确定最适合满足最终用户交付要求的市场。通常时运输成本和交货时间之间的权衡。这些因素的相对重要性将决定在哪里采购货物及其运输方式。地理距离不一定决定成本和交付时间。若要接受更高的报价以满足所需的交货提前期，必须仔细评估并与申购人和最终用户讨论，以便最大限度地有效利用资金。若交货提前期是授予合同的主要因素，则应在招标文件中明确说明。若交货提前期被规定为强制性要求，任何不符合规定交货时间表的报价书都应被拒绝。

一些供应商可能会推测所需的交付时间，并在规定的要求范围内提供交付时间，但他们知道自己无法履行。联合国项目事务署可对这种情况作出规定，如果作为一条合同专用条款添加，则规定“违约赔偿金”；

7. 核实交付和运输要求的完整性以及可用预算。运输成本可能成为采购货物并交付到指定目的地的成本的重要组成部分。在物流计划中，看似最便宜的替代方案可能并不总是提供最低总成本的方案。成本低廉但糟糕的交货策略可能会导致延误、货物损坏或被盗、港口费用过高等；

8. 确定成本效益最高的承包运输方式，即选定的货物供应商安排采购货物的运输，或联合国项目事务署独立签订运输合同。在极少数情况下，联合国项目事务署还可以利用自己的资源安排运输（例如：由项目人员用项目车辆运输货物）；

9. 如果将运输承包给独立的货运代理，则就货运服务进行招标。确定是否有货运服务长期协议及其竞争力。对于可能获得更优惠费率的大宗货物、常规运输或整船散货运输，建议采用现场招标；

10. 根据联合国项目事务署的指示为货物投保（见第12.4条“保险”）：

11. 确保从供应商和货运代理处收到的运输文件的完整性和准确性，并确保收货人已经收到整套文件（见第12.34条“运输文件”）。在采购计划中包括任何特殊的进出口限制和/或规定（如装运前检验、特殊危险品包装）：

12. 确保有必要的安排已就位，在货物到达时进行清关。根据目的地国的程序，收货人可以负责货物的清关：然而，清关是采购流程的一部分，应包括在采购计划中。

安排收货单位在货物抵达时验收货物，并确保在货物保险规定的时限内提出索赔，以便在货物丢失或损坏的情况下确保联合国项目事务署的权益：

13. 从收货人处获得货物已完好收到的确认：

14. 确定实际总交付周期（包括物流活动）并将其与采购流程开始时预估的交付周期进行比较，记录经验教训。

在整个过程中，申购人和/或最终用户应随时了解预期和实际交付日期，以便他们在其当地计划中将最新信息考虑在内。

12.1.2 货物物流要求

为了避免不必要的昂贵紧急采购以及延迟，必须考虑以下物流方面：

■ 包装和运输：

■ 标签和运输标志：

■ 运输方式：

■ 运输工具的路线和频率：

■ 货运代理：

■ 国际贸易术语解释通则：

■ 货物保险：

■ 运输单据：

■ 货物接收：

■ 滞期费/仓储费/停车费天数：

■ 目的地卸货：

■ 原产国和目的国的特殊进/出口限制。

12.2 包装和标签

12.2.1 包装

所需包装由货物性质、运输方式、运输过程中的气候条件、目的地和当地法律决定。还须考虑包装的耐用性、尺寸和重量。合理假设在到达最终目的地之前，货物将被多次野蛮搬运、装载和卸载。因此，必须确保相关设备、仓库设施、操作员和工人都有能力处理所选包装中的货物，例如，并非所有港口设施都能处理20英尺的集装箱，而对于某些运输，必须研究道路轴重限制和浅水港的最大船舶吃水深度。还应考虑最终目的地和运输途中的气候条件，以确保包装能够经受住高温、低温、雨水、潮湿、发霉、灰尘、盐水喷雾等。此外，对于有恒温要求的货物，必须使用监控器、冷链设备和空运。

除非货物装在20英尺/40英尺的集装箱中运输（见表10），否则，联合国项目事务署必须始终规定货物在甲板下运输，以避免运输过程中的损坏（例如生锈、受潮等风险）。货物的集装箱化可能被视为额外保护，尽管这可能会增加成本。如果使用集装箱，联合国项目事务署应尽量只装运整箱货柜，因为运费通常是按每箱计算，而不是按内容物的重量/体积计算（除非超过了总许可载荷）。如果任何货物在任何过境点遇到清关问题，使用LCL（拼箱）货柜来整合来自不同客户的货物会使联合国项目事务署面临被盗和延误的风险。此外，小批货物在等待集装箱装满的过程中有延误的风险。

联合国项目事务署的包装和运输说明是规定货物如何包装和装运以及装运时通知谁的文件。其中列出了清关和付款所需的所有单据。包装和运输说明必须作为附件附在所有采购订单上，并包括针对所用国际贸易术语的包装和运输说明（见第12.3.3 条“国际贸易术语解释通则”）。

包装和运输说明可包含对更具可持续性的包装解决方案的要求，例如：

■ 可回收包装的含量百分比，根据ISO11469，按材料类型识别大于25g的塑料零件；

■ 可回收包装的含量百分比；

■ 回收或可重复使用的包装方案；

■ 不含PVC的包装；

■ 非故意添加到任何包装或包装组件中的重金属。

12.2.2 标签和运输标志

为了便于运输途中货物的识别和搬运，必须指示供应商在所有包装上提供运输标志。该标志应包括：

■ 收货人名称；

■ 目的地；

■ 卸货港；

■ 项目标识；

■ 联合国项目事务署采购订单号；

■ 箱号；

■ 任何特殊搬运说明（例如：易碎、此端向上等）。

不建议列出包装内容，以最大限度地减少盗窃和偷盗风险。

12.3 装运和运输

12.3.1 运输方式

采用四种基本的货运方式，单独或结合使用：海运、铁路、公路和空运。在选择运输方式时，联合国项目事务署必须考虑经济因素、效率和环境影响。海运通常是价格最低的运输方式。在某些情况下，空运的费用可能是海运的20倍。应权衡时间和财政资源等操作参数，以确定运输方式。

采购官员应根据以下标准列出运输偏好的优先顺序：

■ 满足交付需求的最便宜的运输工具；

■ 转运点数量最少的行程安排；

■ 通过首选转运点和海关的运输；

■ 尽可能使用专门的货运代理，最好是在联合国项目事务署或联合国长期协议下的；

■ 使用在社会和环境影响管理方面有已验证的良好业绩记录的货运代理；

■ 避免空运，除非必要，例如：紧急情况，或者需要冷链时，或者若空运运费低于货物成本的25%；

■ 可持续性要求：作为基本规则，碳密集程度最高的运输方式为空运，之后是公路运输，然后是海运和铁路运输；

■ 如果涉及危险货物，则通过陆路或海路运输。

最后，采购官员应就所有技术上可行的解决方案列出一个优先级列表。若优先解决方案在预定义的预算框架范围内，则应执行该计划。若最佳解决方案不在框架范围内，或者没有可行的解决方案，采购官员应将现有方案提交给申请业务部门并要求作出决定。

12.3.2 货运代理

联合国项目事务署或供应商与货运代理人（也称为货运代理、代理人或货运经纪人）签订合同，办理货运手续和业务。若联合国项目事务署的人员无法亲自到场进行及时清关和收取容易丢失或被盗的货物，联合国项目事务署还可以雇用货运代理人接收货物。由于货运代理具有相关经验和专业知识，使用合适的货运代理可以降低采购操作的风险。联合国项目事务署必须确保各货运代理人有运输过程中放行货物所需的所有单据（参见第12.3.4 条“货运单据”）。

联合国项目事务署和联合国的其他组织有货运代理服务长期协议。采购官员应使用内联网或联合国全球采购网（UNGM）上的联合国项目事务署长期协议清单。

12.3.3 国际贸易术语

《国际贸易术语解释通则》是国际商会（ICC）出版的普遍接受的国际贸易术语。是一套3个字母组成的术语，定义销售合同下买方和卖方有关货物交付的义务、成本和风险。因此，国际贸易术语不规定所有权的转让或其他合同事宜。

2010国际贸易术语应作为合同通用条款中包含的联合国项目事务署货物合同的准则。对适用于指定采购活动的具体国际贸易术语的引用应在招标文件和后续合同中明确注明。国际贸易术语必须始终提及指定地点（城市、国家等），例如“CPT（运费付至）塔吉克斯坦杜尚别市”。更多信息，请访问国际商会网站www.iccwbo.org。

有十一条2010国际贸易术语：工厂交货（EXW）、货交承运人（FCA）、船边交货（FAS）、船上交货（FOB）、成本加运费（CIF）、运费保险费付至（CIP）、运费付至（CPT）、终点站交货（DAT）、目的地交货（DAP）、完税后交货（DDP）。

可对2010国际贸易术语进行以下分类：

- 根据采用的运输方法：

o 对于任何运输方式：EXW、FCA、CPT、CIP、DAT、DAP、DDP。

o 对于海运和内河运输：FAS, FOB, CFR, CIF注：通常，这些国际贸易术语仅用于散货（例如：油、煤等）和非集装箱货物，卖方能够直接将货物装船，因此，很少用于联合国项目事务署。

- 根据谁负责签订运输合同：

o 卖方和买方均没有义务安排运输：EXW。

o 买方签订运输合同：FAS、FOB、FCA。

o 卖方签订运输合同：CPT、CIF、CFR、CIP、DAT、DAP、DDP。

以下是联合国项目事务署最常用的2010国际贸易术语列表，以及在哪些情况下应使用这些术语：

■ 对于货物供应商不安排运输的国际运输，建议使用FCA 条款。由于联合国项目事务署与货运代理有长期协议，如有关的话，可在招标文件中要求投标人提供FCA价（参见第6.533条）。之后，若证实有成本效益且可行，联合国项目事务署可通过其长期协议持有人就这些发货签订货运代理服务合同。对于EXW，FCA应为首选，因为这涉及卖方场址内的装运问题以及买方的出口清关问题。鉴于风险在国际运输前传递给买方（联合国项目事务署），强烈建议业务部门通过联合国项目事务署海运货物保险长期协议来订立保险合同。

■ 对于供应商安排运输的国际采购，通常建议使用CPT 条款，并通过海运货物保险长期协议来订立保险合同。对于CIP（运费保险费付至），CPT为首选，因为联合国项目事务署自有保险通常更全面，是由供应商提供的。当采用CPT 时，业务部门应注明，联合国项目事务署负责进口国的清关流程，因此必须与报关代理或货运代理做好安排，以便于改该流程的进行。

■ 对于已经进口的产品或目的国内生产的产品，建议使用DAP 目的地交付（指定目的地）条款。另外，该条款也可用于联合国项目事务署更希望供应商承担与至目的国的货物运输（包括清关流程）相关的所有风险和成本的国际采购，或者联合国项目事务署全球货物保险不提供全额承保的国际采购。若对综合险承保范围是否适用于指定国家有疑问，建议查询内联网或联系共享服务中心的海上保险协调人。采购人员还应牢记，在DAP条款下，买方有义务在目的地卸载货物。

■ 根据第6.5.3.3 条“财务标准”所述条件，只有在事先得到法律顾问批准时，方可使用DDP。

关于《国际贸易术语解释通则》的更多指南，鼓励采购人员参加学习区域提供的有关“物流和2010国际贸易术语”的课程。

12.3.4 货运单据

完整、正确的货运单据对于及时交货而言至关重要。供应商需要货运单据将货物从其场地搬走，并从卖方那里获得付款。货运代理需要货运单据来签订运输合同，收货人需要货运单据在货到时提出索赔，收货人或通知方需要货运单据来办理清关。运输的各个阶段均会生成单据，设备一到国内可能就需要这些单据，例如：登记车辆或无线电设备。

货运单据的内容取决于所运货物的类型、运输工具、货物运输责任方（货运代理、供应商等）以及接收国的任何特殊要求。更多指南，请参考联合国项目事务署的包装和运输说明。

虽然所需的装运文件因情况而异，但每批装运都应有装运内容物、内容物的重量和体积、货物原产地（若需要）、货物价格和货物运输证明的书面记录（见1221包装）。常用货运单据：

■ 提单（B/L）（海运）或运单（其他运输方式）是托运人与承运人之间的运输合同，显示货物如何装运以及何时到达。提单是承运人已经收到待运货物的证据，也是货物已经按规定装运的证据。它还具有记录指定货物所有权的独特特征（所有权文件）。标准做法是有三份原始提单；一份由收货人用于货物清关。重要的是，联合国项目事务署保留其余两份原件；

■ 商业发票和形式发票对货物予以说明并显示其价值；

■ 装箱单说明内容物、包装单位总数、标志、重量和体积；

■ 原产地证书显示货物的原产国或制造国，且总是由当地商会签发。

■ 原产地证书通常在进口时需要，也用于统计。

■ 如果货物从联合国项目事务署仓库装运或实物捐赠，礼品收据将取代商业发票和原产地证书。商业发票、形式发票或礼品收据证明货物的价值。

使用货运代理时需要的附加文件：

■ 货运代理的收货证明是供应商已将货物移交给货运代理的证明；

■ 承运人开具的运费发票显示装运的详细信息和费用；

■ 可能需要证明质量的大量证书。这些证书通常由供应商提供；

■ 供应商或货运代理人（具体取决于运输组织者）负责合并所有所需的货运单据，并应根据指示将一套原始单据快递给收货人，将其余两套单据快递给联合国项目事务署的采购单位。采购官员必须核对所有单据内的所有信息是否正确、一致。另外，联合国项目事务署必须确保收货人已经收到这些单据。

以下为货运单据中的常用术语：

■ 收货人：货物的接收人，通常（但不一定）是联合国办事处。收货人可（但不一定）与交货地址一致。收货人通常应收到一份货运单据；

■ 收货人可应相关采购官员的请求办理清关和其他政府手续，但这也可由通知方办理。收货人的详细信息，如地址、国家、姓名、电话/传真、电子邮件和联系人，应包含在采购订单和包装标签中；

■ 通知方：可由采购官员（或收货人）雇用，以安排货物清关和其他政府手续。在此种情况下，装运单据也应转发给通知方；

■ 交货地址/最终目的地：货物实际交付的最终用户地址。

12.4 保险

在运输和储存过程中，所有货物都易受到一系列风险的影响，如损坏、偷盗、破损、未收到部分或全部货物。货物保险为此类风险造成的潜在经济损失提供保护。必须确保受诸如战争、罢工、暴乱和内乱等风险影响的货物得到保护。此外，保险期限必须足以承保从仓库到仓库的运输，包括在目的地的储存。货物按成本、保险和运费价值加约定百分比投保，以反映更换货物的间接成本。

联合国项目事务署有协商的全球海运货物保险合同，所有联合国项目事务署办事处均应使用。该保险为全险，在全球范围内有效。但是，专用条款可能适用于某些国家（例如，如果存在战争风险）。关于运输期间保险的更多指南以及联合国项目事务署协调人和保险经纪人的相关联系方式，请参阅联合国项目事务署海运货物保险指南。更多信息，请参考PG 内联网长期协议页面上的保险说明。

如果发生索赔或可能引起索赔的事件，必须直接通知保险经纪人。对于隐蔽损坏的报告，必须在到达最终目的地之日起60天内发出通知。

12.5 接收、检查和退回

当货物交付给收货人时，承运人通常需要收据。同时，收货人应根据所有货运单据对包装进行粗略检查。如果货物看起来状况良好，则应提供背书（例如，“收货外部状况良好——内容未检查”）。但是，如果有篡改的迹象，收据中应反映发现的疑惑（例如，“箱子破损”；“内容物缺失”；“纸箱打开，有被盗的迹象”，等）。在可能的情况下，应对包装进行称重，以确定申报重量和实际重量之间的任何差值，并将任何差异记录在交货单上。

接收流程的一个重要部分是在oneUNOPS中创建一个收据，该收据因所选国际贸易术语而异，见第13.2.7条“供应商绩效评估”。

12.6 货物进出口限制

采购人员必须了解适用的进出口限制。出口国可能会限制向某些国家运送某些类别的货物，或者完全禁止其出口。例如，高端计算机等军民两用设备或电信技术通常会受到此类限制。采购官员必须知道这些限制，以计算获得必要授权所需的时间，并将其纳入预计的交付周期内。

同样，进口国可能也会进行限制：电信设备和药品通常需要相关部门的事先授权。特别对于药品，一些国家要求进行产品登记或者在其自己的实验室进行样品测试。其他设备，如超过一定年限的二手车，可能会被彻底禁止。一些国家出于政治的原因禁止特定产地的货物；获得进口此类货物的许可通常是一项持久的工作。在授权供应商运输货物之前，接收办事处必须确认已获得许可。没有许可运输的可能后果是，接收人将被要求支付港口的仓储费和适用的班轮费，直至获得授权。在此期间，货物也面临相当大的变质或丢失风险。联合国还可能对到某些国家的出口进行限制。（来源：财政部国库司）